Comment gérer efficacement son temps ?

Vous êtes toujours pris sur une tâche que vous aurez déjà dû terminer longtemps ? Vous avez dû annuler un programme parce que vous êtes bloqué sur un autre ? Il est temps de revoir votre organisation pour concrétiser votre résolution 2024. Restez pour découvrir 8 astuces infaillibles pour gérer efficacement son temps.

S’équiper d’un outil de gestion de temps

Pour pouvoir gérer efficacement son temps, il faut commencer par comprendre comment il s’écoule au quotidien. Pour ce faire, vous pourrez vous servir d’un carnet de relevé d’heure ou d’un outil de gestion de temps. Cela permet de suivre précisément le temps passé sur une tâche ou une activité. Ces outils vont aider à : 

• Comprendre le temps consacré à la réalisation d’une activité, selon son importance
• Identifier les activités chronophages
• Repérer les activités inutiles qui sont sources de gaspillages de temps
• Dépister le temps passé à rester oisive

Faire un to-do list pour gérer efficacement son temps

L’élaboration d’un to-do list reste l’une des meilleures options pour s’organiser efficacement. Il s’agit de créer une liste des tâches et des activités à faire au lendemain suivant leur ordre de priorité. Celle-ci permet de voir immédiatement :

• Par où commencer la journée
• Qu’est-ce qui a été fait ?
• Qu’est-ce qui reste à faire ?

À chaque tâche et activité doit être attribuée une échéance réaliste. Fixer un deadline trop serré ou prévoir un volume de tâches trop important risque en effet de générer du stress et être contre-productif. Par ailleurs, il est conseillé de laisser des marges de temps entre les différentes activités pour anticiper les imprévus.

Savoir prioriser : synonyme d’une bonne gestion de timing

Planifier les activités par ordre de priorité n’est pas toujours évident. Il faudra en premier lieu distinguer celles qui sont importantes de celles qui ne les sont pas. Pour ce faire, votre coach en développement personnel vous aidera à faire le tri.

Ensuite, il est recommandé de créer une matrice Einsenhower. Cet outil consiste à organiser les tâches selon leur niveau d’importance et d’urgence.

• Les tâches urgentes et en même temps les plus importantes sont à exécuter immédiatement.
• Les activités importantes, mais ayant un deadline confortable, sont à programmer pour plus tard.
• Les activités urgentes qui peuvent être confiées à un tiers collaborateur sont à déléguer.
• Les tâches qui ne répondent à aucun objectif ou qui ne présentent aucun intérêt doivent être supprimées.

Regrouper les tâches similaires pour mieux s’organiser

Il est possible de regrouper les tâches par catégorie et de définir un bloc de temps pour s’en occuper. Cette astuce offre un gain de temps et une efficacité optimale dans l’organisation de votre planning. Chaque catégorie peut répertorier : 

• Des activités similaires, par exemple : consulter sa boîte mail, checker sa messagerie téléphonique et ses notifications sur les réseaux, en début de journée
• Des fonctions similaires, telles que « aller au rendez-vous » avec son coach professionnel, avec le club des parents, avec son équipe de sport le vendredi et le samedi

Éviter le travail multitâche

La plupart d’entre nous tendent à vouloir s’occuper de plusieurs tâches simultanément dans le but d’économiser du temps. Le multitasking provoque cependant l’effet inverse. À chaque début de tâche, le cerveau doit recueillir les informations concernant celle-ci. Jongler entre deux, voire plusieurs activités en même temps revient donc à le solliciter plus que la normale. Il s’ensuit la fatigue, le stress, le manque de concentration, la baisse de productivité, la perte d’efficacité et donc plus de temps à la réalisation des tâches.

Savoir dire « NON » pour pouvoir gérer efficacement son temps

Il faut noter que nos capacités physiques et intellectuelles oscillent en fonction de nos dépenses énergétiques. Après un certain moment d’activité, la fatigue commence à prendre le dessus et la performance baisse en fonction. Il est donc inutile de s’autoriser une surcharge de travail pour ensuite faire du bâclage. Apprenez à dire « non » aux tâches qui vous semblent moins importantes ou déléguez celles-ci à un collaborateur. Vous pourrez ainsi vous concentrer davantage sur les tâches qui correspondent à vos objectifs et éviter les pertes de temps.

Organiser pour mieux gérer

L’organisation est indispensable pour assurer une bonne gestion de temps. Il ne s’agit pas uniquement de hiérarchiser les tâches dans son agenda, mais également d’organiser correctement son espace de travail. Par exemple, il sera plus facile et moins chronophage de repérer un document, lorsque celui-ci est classé dans le tiroir de votre bureau, que lorsqu’il se faufile parmi une cinquantaine de papiers éparpillés sur la table.*

Organiser, c’est aussi passer au crible sa to-do list et ne garder que l’essentiel. En d’autres termes, il faudra se débarrasser de tous les éléments accessoires et se concentrer sur ce qui est nécessaire à l’atteinte d’un objectif. Le coaching individuel vous offrira notamment le temps de recul nécessaire pour faire le tri dans votre esprit.

Éloigner les distractions

Il existe plusieurs sources de distraction qui peuvent perturber la réalisation d’une tâche. À titre d’exemple, les notifications sur les réseaux sociaux, les contacts téléphoniques, les applications sur son smartphone risquent de favoriser la procrastination. Il convient de s’en défaire et de se concentrer entièrement sur ce qu’on entreprend pour ne pas perdre du temps. Toutefois, il est important de s’accorder des pauses à la fin de l’activité pour se ressourcer.